Як ефективно спланувати перехід компанії на Google Workspace

Зміст

În prezent, din ce în ce mai multe întreprinderi ucrainene decid să integreze serviciile cloud în structura lor de gestionare. Unul dintre cei mai mari și mai de încredere furnizori este Google.

Migrarea către cloud poate fi totală sau parțială - totul depinde de specificul arhitecturii sistemului de management, precum și de oportunitățile oferite de serviciile online. Cheia integrării este planificarea adecvată.

Experții mcCloud vor spune cum pot companiile să migreze la Google Workspace cu un consum minim de resurse și productivitate, ce strategii există pentru a pregăti o companie pentru tranziția la Google Workspace și cât timp este nevoie pentru migrare.

Cum să vă pregătiți pentru tranziția la Google Workspace

Procesul de trecere de la un server local la cloud necesită o planificare clară pentru a evita pierderea datelor importante și oprirea proceselor de afaceri în timpul migrării. Acesta este motivul pentru care crearea condițiilor pentru tranziția companiei la Spațiul de lucru Google este probabil cea mai importantă etapă de care depinde succesul întregului proces.

Evaluarea nevoilor actuale și a infrastructurii

Primul lucru pe care trebuie să îl faceți înainte de a organiza tranziția companiei dvs. la Google Workspace este să evaluați infrastructura IT a companiei. Acest lucru se întâmplă în mai multe etape:

Analiza programelor și serviciilor actuale.
Estimarea numărului de utilizatori și a rolurilor acestora.
Identificați principalele sarcini și procese care trebuie susținute.

De asemenea, este necesar să decideți dacă intenționați să vă extindeți afacerea în viitorul apropiat, ceea ce vă va permite să planificați toate setările necesare la început.

Alegeți planul Google Workspace potrivit pentru dvs.

Un alt aspect asupra căruia ar trebui să conveniți înainte de a vă pregăti să treceți la Google Workspace este planul tarifar, deoarece furnizorul oferă o gamă destul de largă de opțiuni.

Pentru a face acest lucru, este necesar să se determine:

numărul de utilizatori din companie;
aplicațiile și serviciile potrivite;
buget.

Vă recomandăm să contactați specialiștii mcCloud în această privință - echipa noastră vă va ajuta să alegeți cel mai bun tarif care va face managementul afacerii dvs. mai convenabil și mai eficient.

Strategii de pregătire a companiei dvs. pentru tranziția la Google Workspace

Mulți dintre clienții noștri sunt interesați de modul în care pot planifica în mod eficient tranziția companiei lor la Google Workspace, fără a fi nevoiți să oprească procese care sunt extrem de importante pentru afacerea lor. Am pregătit câteva recomandări utile care vor simplifica semnificativ procesul:

Faceți cunoștință cu instrumentele și caracteristicile serviciilor Google - comunicare mai ușoară, partajarea fișierelor care facilitează schimbul de idei, securitate puternică, instrumente de prezentare profesionale și multe altele;
Aflați beneficiile Gmail pentru întreprinderi - interfața familiară Gmail, dar cu un domeniu de companie, mai mult spațiu de stocare, partajare rapidă a fișierelor, control asupra utilizatorilor și acțiunilor acestora și multe altele;
Ștergeți evenimentele inutile, e-mailurile vechi și listele de distribuție pentru a accelera sincronizarea;
planificați timp suplimentar pentru formarea și adaptarea echipei.

Acești pași simpli sunt esențiali pentru a asigura buna funcționare a echipei dvs. în timpul migrării. Eliminarea fișierelor învechite și irelevante va reduce timpul de adaptare, deoarece echipa va lucra doar cu informațiile de care are nevoie pentru a-și face treaba.

Compania poate funcționa fără întreruperi în timpul migrării

Dacă v-ați dat seama cum să vă pregătiți compania pentru trecerea la Google Workspace, luând în considerare toate particularitățile activității dvs., puteți evita întreruperile semnificative ale activității. Pentru a face acest lucru, trebuie să efectuați migrarea în etape și să programați transferul celor mai importante procese pentru orele libere. Dacă aveți o echipă numeroasă, ar trebui să începeți instruirea în avans, împărțind toți membrii în grupuri mici. Acest lucru vă va permite să evitați o creștere semnificativă a volumului de muncă al angajaților dvs. și să finalizați migrarea la timp.

Efectuarea unei tranziții

Pentru a-i ajuta pe clienții noștri să înțeleagă rapid cum să își pregătească afacerea pentru utilizarea Google Workspace, am descris principalele etape ale migrării:

Crearea și configurarea conturilor de utilizator.
Stabilirea politicilor de securitate.
Transferul informațiilor de pe serverele vechi de fișiere și e-mail.
Configurarea resurselor și acceselor partajate.
Testarea sistemului.

Este deosebit de important să vă asigurați că fiecărui utilizator sau grup i se acordă nivelul adecvat de acces la fișiere și funcții.

Formarea angajaților

Formarea angajaților este o parte importantă a procesului de migrare pentru a evita scăderea eficienței echipei. Durata formării va depinde de mai mulți factori:

contextul tehnic - caracteristicile serviciilor utilizate de echipă înainte de migrare;
numărul de inovații;
procentul de informații și servicii care au fost transferate în cloud.

Sesiunile de instruire pot dura de la una la câteva zile. Echipa mcCloud va furniza toate materialele de instruire necesare și asistență continuă pentru noii utilizatori. Managerii și administratorii vor putea, de asemenea, să contacteze linia de asistență non-stop pentru a obține sfaturi detaliate și pentru a rezolva problemele urgente.

Cea mai bună soluție pentru a vă pregăti afacerea pentru trecerea la Google Workspace este să apelați la profesioniști - mcCloud. Experții noștri vă vor ajuta să vă planificați migrarea și să finalizați transferul cu timp și resurse minime. Aceasta este cea mai bună soluție pentru managerii care își prețuiesc timpul și resursele companiei.

Migrarea la Google Workspace de la mcCloud este cea mai rapidă și ușoară modalitate de a muta eficient datele companiei dvs. fără a întrerupe procesele de afaceri importante pentru o perioadă lungă de timp. Contactându-ne, veți primi nu numai consiliere profesională pe parcursul întregului proces de planificare și migrare, ci și toate materialele necesare și asistență suplimentară care vă vor permite să vă adaptați rapid echipa și să îi creșteți productivitatea în primele săptămâni de utilizare a serviciilor cloud.

Irina Onen

Certificat Google Cloud