Cum să organizați spațiul de stocare în cloud al companiei cu Google Drive și Shared Drives

În lumea afacerilor de astăzi, stocarea în cloud a devenit o parte integrantă a operațiunilor de succes. Cu ajutorul soluțiilor bazate pe cloud precum Google Drive și Shared Drives, echipele pot comunica cu ușurință, partaja fișiere și sincroniza activitatea indiferent de locație sau fus orar. În acest articol, vom analiza modul de creare a unui Google Drive corporativ și motivele pentru care întreprinderile aleg produsele Google.

InteresantGoogle Drive a fost lansat pentru prima dată în 2012, iar inițial a fost disponibil doar pe bază de invitație.

Beneficiile utilizării Google Drive și Shared Drives pentru colaborarea corporativă

Google Drive și Shared Drives sunt instrumente puternice care pot ajuta echipele să comunice și să partajeze fișiere în mod eficient și să se asigure că informațiile sunt stocate în siguranță. Să aruncăm o privire mai atentă la beneficiile fiecărui instrument. Acest lucru îi va ajuta pe acei oameni de afaceri care nu știu cum să creeze un Google Drive partajat pentru compania lor și dacă merită să facă acest lucru.

Comoditate pentru lucrul în echipă

Lucrul în cloud oferă multe avantaje pentru întreprinderi. Unul dintre cele mai importante este comunicarea și lucrul în echipă, indiferent de țara în care sunt localizați angajații. Toate fișierele sunt accesibile de pe orice dispozitiv cu o conexiune la internet. Colaborarea înseamnă editare, gestionarea foilor de calcul și crearea de prezentări. Google Drive stochează toate versiunile fișierelor, astfel încât să puteți reveni întotdeauna la versiunea anterioară dacă ceva nu merge bine. Acest lucru vă permite să fiți mai îndrăzneț, dar în același timp să păstrați controlul asupra proiectului.

În plus, următoarele caracteristici sunt utile atunci când lucrați împreună în cloud:

• posibilitatea de a lăsa comentarii în documente;
• comunicați cu alți utilizatori în chat-ul Google Drive;
• Căutați rapid fișiere pe un disc.

Securitatea și controlul accesului

Înainte de a crea un Google Drive corporativ pentru afaceri, ar trebui să aflați mai multe despre securitate. Google Drive și Shared Drives sunt bune la acest capitol. Serviciile oferă un set complet de caracteristici pentru a asigura securitatea datelor și controlul flexibil al accesului. Aceasta înseamnă că utilizatorul poate seta permisiunile pentru fiecare utilizator în mod selectiv pentru a controla cine poate vizualiza, edita, descărca, comenta și imprima fișierele dvs. și cine nu.

Cu unitățile partajate, puteți seta niveluri diferite de permisiuni pentru proprietari, membri ai echipei și utilizatori externi. Acest lucru este util atunci când managerii și contractorii lucrează pe aceeași unitate.

Alte caracteristici de securitate includ:

• Funcția "Blocare descărcare"
• DLP (Prevenirea pierderii de date)

Integrarea cu alte servicii

Un alt avantaj pentru cei care planifică, dar nu știu cum să creeze un Google Drive pentru compania lor este integrarea rapidă și ușoară cu alte servicii. Reamintim că Google Workspace include deja Gmail, Google Docs, Sheets & Slides, Google Calendar și Google Chat, care sunt deja integrate cu Google Drive și Shared Drive. În plus, spațiul de stocare poate fi ușor integrat cu:

• Trello;
• Slack;
• Zoom.

Prin conectarea altor servicii, puteți lucra mai eficient, economisi timp și comunica mai bine cu angajații dumneavoastră.

Cum să creați un Google Drive partajat pentru compania dvs. și să organizați stocarea în cloud a companiei

Pentru cei care se întreabă cum să creeze un Google Drive pentru afaceri, următoarele instrucțiuni pot fi utile.

Cum să creați un folder partajat pe My Drive și cum să creați o unitate partajată

Există câțiva pași simpli pentru ca o organizație să creeze un dosar public:

1. Conectați-vă la contul Google.

2. Mergeți la Google Drive.

3. Faceți clic pe "+ Nou" sau "Nou" în colțul din stânga sus al ecranului, selectați "Folder" și dați-i un nume. După aceea, puteți acorda drepturi de acces angajaților necesari.

Știind cum să creați un folder pe Google Drive for Business, este ușor să creați o unitate partajată:

1. Accesați Google Drive și selectați Unități partajate în partea stângă a ecranului.

2. 2. Dați un nume.

3. Adăugați utilizatori și stabiliți niveluri de permisiune pentru fiecare în funcție de responsabilitățile lor.

Nu sunteți sigur cum să organizați Google Drive pentru afaceri? Ar trebui să utilizați funcționalitatea Drive-urilor publice. Aceasta are mai multe opțiuni pentru a controla accesul la informațiile de pe unitate, pentru a proteja împotriva pierderii și scurgerii de date și este mai flexibilă în setările sale. Unitățile partajate sunt disponibile în Google Workspace Business Standard și versiunile ulterioare (pentru utilizatorii Business Starter, accesul la unitățile partajate este numai pentru citire).

Cum să încărcați fișiere

Încărcarea fișierelor în Google Drive este un proces simplu care necesită câțiva pași:

1. Conectați-vă la Google Drive.

2. Navigați la unitatea sau folderul dorit.

3. Selectați fișierele de încărcat de pe computer și faceți clic pe Deschidere.

4. După selectarea fișierelor, faceți clic pe Deschidere sau Încărcare. Fișierele dvs. vor fi încărcate în folderul selectat sau în unitățile partajate.

Utilizarea etichetelor și a metodelor de căutare

Această caracteristică vă permite să organizați eficient și să găsiți cu ușurință informațiile de care aveți nevoie în Google Drive, facilitând lucrul cu fișierele și sporind productivitatea generală a echipei.

Mod de utilizare:

1. Adăugați etichete la fișiere în timpul încărcării sau prin proprietățile fișierului.
2. Căutați după etichetă (etichetă:nume_etichetă) sau utilizați meniul lateral Etichete.
3. Filtrați după tipul de fișier, dată, dimensiune pentru o căutare precisă.
4. Introducerea de cuvinte-cheie și parametri, utilizând operatori logici.
5. Aplicați etichete la mai multe fișiere simultan.
6. Actualizați periodic etichetele pentru a reflecta noile modificări.

Configurarea nivelurilor de acces

Google Drive oferă diferite niveluri de acces care vă permit să controlați modul în care utilizatorii pot interacționa cu fișierele și folderele dvs. Acestea sunt următoarele niveluri de acces: Proprietar, Cititor, Comentator, Manager de conținut. Proprietarul și managerul de conținut pot seta următoarele restricții:

• restricționarea accesului utilizatorilor din afara organizației;
• blocarea accesului pentru utilizatorii care nu sunt membri ai discului;
• interziceți participanților cu nivelul de acces Comentator sau Cititor să descarce, să copieze sau să tipărească fișiere.

Ce opțiuni Google Drive sunt disponibile pentru întreprinderi

Google Drive oferă o varietate de opțiuni pentru utilizatorii de afaceri, pentru a răspunde nevoilor diferite ale companiilor.

• în pachetul Google Workspace Business Starter, care este potrivit pentru echipele mici care au nevoie de stocare cloud de bază. O licență oferă 30 GB de stocare partajată. Costul începe de la 5,17 EUR pe utilizator pe lună.
• Stocarea pe disc Google Workspace Business Standard este recomandată echipelor mari care intenționează să stocheze cantități mai mari de informații și care trebuie să utilizeze unități partajate pentru un control îmbunătățit al accesului și funcționalități suplimentare pentru lucrul cu Google Drive. O licență oferă 2 TB de stocare partajată. Prețul va începe de la 10,35 € pe utilizator pe lună.
• stocarea discurilor în Google Workspace Business Plus include 5 TB de stocare partajată pentru fiecare licență, Google Vault pentru regulile de stocare a datelor și posibilitatea de a selecta o regiune de stocare.
• Pachete Enterprise - ideale pentru organizațiile mari care au nevoie de stocare nelimitată în cloud, DLP pentru Google Drive, Google Vault pentru regulile de stocare și posibilitatea de a alege o regiune de stocare. Prețurile încep de la 9,60 € pe utilizator pe lună.

Profitând de Google Drive și de unitățile partajate în cloud, puteți fi siguri că datele dvs. sunt în siguranță. În același timp, permite tuturor membrilor echipei să lucreze de la distanță fără a-și pierde eficiența. Nu este nevoie să vă gândiți cum să configurați Google Drive pentru compania dumneavoastră, ar trebui să începeți să vă bucurați de toate beneficiile sale.

Lăsați adresa dvs. de e-mail și rămâneți la curent cu cele mai recente știri

Vă mulțumim pentru înscriere

Vă rugăm să introduceți datele corecte în câmpul evidențiat

1,true,6,Adresa de e-mail a persoanei de contact,2 1,fals,1,Nume,2 1,fals,1,Nume,2