Як ефективно спланувати перехід компанії на Google Workspace

Содержание

Сегодня все больше украинских бизнесов принимают решение о внедрении облачных сервисов в структуру управления компанией. Одним из крупнейших и самых надежных провайдеров является Google.

Миграция в облако может быть как полной, так и частичной - все зависит от особенностей архитектуры системы управления, а также от возможностей, которые дают онлайн-сервисы. Ключевым моментом интегрирования является правильное планирование.

Как бизнесу перейти на Google Workspace с минимальными затратами ресурсов и сохранением производительности, какие существуют стратегии подготовки компании к переходу на Google Workspace и сколько времени занимает переход расскажут специалисты mcCloud.

Как подготовиться к переходу на Google Workspace

Процесс переезда с локального сервера в облако требует четкого планирования, это позволит избежать потери важных данных и остановки бизнес-процессов во время миграции. Именно поэтому создание условий для перехода компании на Google Workspace является едва ли не самым важным этапом, от которого зависит успешность всего процесса.

Оценка текущих потребностей и инфраструктуры

Первое, что стоит сделать перед тем, как организовать переход компании на Google Workspace - провести оценку IT-инфраструктуры компании. Это происходит в несколько этапов:

Анализ текущих программ и сервисов.
Оценка количества пользователей и их ролей.
Определение основных задач и процессов, которые необходимо поддерживать.

Также необходимо решить, планируется ли масштабирование бизнеса в ближайшее время, это позволит запланировать все необходимые настройки еще на старте.

Выбор соответствующего тарифного плана Google Workspace

Еще один вопрос, который стоит согласовать перед тем, как подготовиться к переходу на Google Workspace - это тарифный план, ведь провайдер предлагает достаточно широкий выбор возможностей.

Для этого стоит определить:

количество пользователей в компании;
нужные приложения и услуги;
бюджет.

В этом вопросе рекомендуем обратиться к специалистам mcCloud - наша команда поможет выбрать оптимальный тариф, который сделает управление бизнесом более удобным и эффективным.

Стратегии подготовки компании к переходу на Google Workspace

Многих наших клиентов интересует, как эффективно спланировать переход компании на Google Workspace без необходимости останавливать процессы, которые являются крайне важными для бизнеса. Для этого мы подготовили несколько полезных рекомендаций, которые позволят существенно упростить процесс:

ознакомьтесь с инструментами и возможностями сервисов Google - облегчение коммуникации, совместное использование файлов, которое упрощает обмен идеями, надежная защита, профессиональные инструменты для презентаций и тому подобное;
узнайте преимущества корпоративного Gmail - уже знакомый интерфейс почты Gmail, но с доменом компании, больше дискового пространства, быстрый обмен файлами, контроль над пользователями и их действиями и тому подобное;
удалите ненужные события, старые письма и списки рассылки, это позволит существенно ускорить синхронизацию;
запланируйте дополнительное время на обучение и адаптацию команды.

Эти простые пункты необходимы для обеспечения стабильной работы вашей команды во время миграции. Удаление устаревших и неактуальных файлов позволит сократить время на адаптацию, ведь команда будет работать только с нужной для работы информацией.

Может ли компания работать без перерывов во время миграции

Если вы разобрались, как подготовить компанию для перехода на Google Workspace с учетом всех особенностей вашего бизнеса, значительных перерывов в работе бизнеса можно избежать. Для этого миграцию нужно выполнять поэтапно, а перенос важнейших процессов запланировать на нерабочее время. Если у вас большая команда, начать обучение стоит заранее, разделив всех членов на небольшие группы. Это позволит избежать значительного повышения нагрузки на сотрудников и выполнить миграцию в четко запланированный срок.

Выполнение перехода

Для того, чтобы наши клиенты могли быстро разобраться, как подготовить бизнес к использованию Google Workspace, мы описали основные этапы миграции:

Создание и настройка учетных записей пользователей.
Установка политик безопасности.
Перенос информации со старых файловых и почтовых серверов.
Конфигурация общих ресурсов и доступов.
Тестирование системы.

При этом особенно важно следить, чтобы каждый пользователь или группа получили предусмотренный уровень доступа к файлам и функциям.

Обучение сотрудников

Обучение сотрудников является важным звеном миграции, которое позволит избежать снижения эффективности работы команды. Длительность обучения будет зависеть от нескольких факторов:

технического бэкграунда - особенностей сервисов, которыми команда пользовалась до миграции;
количества нововведений;
процента информации и сервисов, которые были перенесены в облако.

Тренинги могут занять от одного до нескольких дней. Команда mcCloud предоставит все необходимые учебные материалы и обеспечит дальнейшую поддержку новых пользователей. Также руководители и администраторы смогут круглосуточно обращаться на линию поддержки для получения подробных консультаций и решения срочных вопросов.

Лучшим решением, как подготовить свой бизнес к переходу на Google Workspace, является обращение к профессионалам - компании mcCloud. Наши специалисты помогут спланировать миграцию и выполнить перенос с минимальными затратами времени и ресурсов. Это лучшее решение для руководителей, которые ценят свое время и ресурсы компании.

Миграция в Google Workspace с mcCloud - самый быстрый и простой способ как эффективно переместить данные компании, не останавливая важные бизнес-процессы на длительное время. Обратившись к нам, вы получите не только профессиональные консультации на протяжении всего процесса планирования и миграции, но и все необходимые материалы и дальнейшую поддержку, которая позволит быстро адаптировать команду и повысить производительность ее работы уже в первые недели пользования облачными сервисами.

Ирина Онен

Google Cloud Certified