Как организовать корпоративное облачное хранилище с помощью Google Drive и Shared Drives

В современном деловом мире корпоративное облачное хранилище стало неотъемлемой частью успешной работы. Благодаря облачным решениям, таким как Google Drive и Shared Drives, команды могут легко общаться, делиться файлами и синхронизировать работу, независимо от местоположения и часового пояса. В этом материале рассмотрим, как создать корпоративный Google Drive и почему бизнес выбирает именно продукты Google.

Интересно.Впервые Google Drive запустили в 2012 году, и сначала в нем могли зарегистрироваться только по приглашению.

Преимущества использования Google Drive и Shared Drives для корпоративной совместной работы

Google Drive и Shared Drives - это мощные инструменты, которые могут помочь командам эффективно общаться и делиться файлами, а также будут гарантировать безопасность хранения информации. Рассмотрим преимущества каждого инструмента подробнее. Это поможет тем бизнесменам, которые не знают, как создать общий Google Диск для компании, и стоит ли это делать вообще.

Удобство для совместной работы команды

Работа в "облаке" открывает для бизнеса множество преимуществ. Одно из самых главных - коммуникация и совместная работа команды, независимо от того, в какой стране находятся сотрудники. Все файлы доступны с любого устройства, имеющего подключение к интернету. Под совместной работой подразумевается редактирование, ведение электронных таблиц и создание презентаций. Google Drive сохраняет все версии файлов, поэтому всегда можно вернуться к предыдущей версии, если что-то пойдет не так. Это позволяет действовать смелее, но при этом сохранить контроль над проектом.

Кроме этого при совместной работе в облаке пригодятся следующие функции:

• возможность оставлять комментарии в документах;
• общение с другими пользователями в чате Google Drive;
• быстрый поиск файлов на диске.

Безопасность и управление доступом

Перед тем, как создать корпоративный Гугл Диск для бизнеса, стоит больше узнать о вопросах безопасности. С этим у Google Drive и Shared Drives все хорошо. Сервисы предлагают комплексный набор функций для обеспечения безопасности данных и гибкого управления доступом. Имеется в виду, что пользователь может установить разрешения для каждого пользователя выборочно, чтобы контролировать, кто может просматривать, редактировать, загружать, комментировать и печатать ваши файлы, а кто нет.

С помощью Shared Drives можно установить разные уровни разрешений для владельцев, членов команды и внешних пользователей. Это удобно, когда на одном диске работают и руководители организации, и подрядчики.

К другим функциям безопасности относятся:

• функция "Блокировка скачивания"
• DLP (Data Loss Prevention)

Интеграция с другими сервисами

Еще одним преимуществом для тех, кто планирует, но не знает, как создать Google Drive для компании, является быстрая и легкая интеграция с другими сервисами. Напомним: в состав Google Workspace уже входят Gmail, Google Docs, Sheets & Slides, Google Calendar и Google Chat, которые уже интегрированы с Google Drıve и Shared Drıve. Кроме этого, хранилище легко интегрируется с:

• Trello;
• Слэк;
• Увеличить.

Подключая другие сервисы, вы получаете возможность работать более эффективно, экономить время и лучше коммуницировать с сотрудниками.

Как создать общий Google Диск для компании и организовать корпоративное облачное хранилище

Для тех, кто задумывается, как создать Гугл Диск для бизнеса, могут пригодиться следующие инструкции.

Как создать общую папку на Мой диск и как создать общий диск и как создать общий диск

Как организации создать Общую папку - сделать несколько простых шагов:

1. Войдите в свою учетную запись Google.

2. Перейдите в Google Drive.

3. Щелкните на "+ Создать" или "Новый" в левом верхнем углу экрана, выберите "Папка" и дайте ей имя. После чего вы можете предоставить права доступа нужным сотрудникам.

Зная, как создать папку на корпоративном Google Drive для бизнеса, будет легко справиться с созданием Общего диска (Shared drive):

1. Заходите на Google Диск и в левой части экрана выберите Shared Drives (Общие диски).

2. Дайте имя.

3. Добавьте пользователей и установите уровни разрешений для каждого, учитывая их обязанности.

Не знаете, как организовать Google Drive для бизнеса? Стоит воспользоваться функционалом Общих дисков. Он имеет больше возможностей для контроля доступа к информации на Диске, защиты от потери и утечки данных и более гибкий в настройках. Общие диски есть в пакетах Google Workspace Business Standard и выше (для пользователей Business Starter доступ к Общему диску может быть только на чтение).

Как загрузить файлы

Загрузка файлов в Google Drive - это простой процесс, который происходит в несколько шагов:

1. Войдите в Google Drive.

2. Перейдите к нужному диску или папке.

3. Выберите файлы для загрузки на своем компьютере и нажмите "Открыть".

4. После выбора файлов, щелкните "Открыть" или "Загрузить". Ваши файлы будут загружены в выбранную папку или Shared Drives.

Использование меток и методы поиска и поиска

Эта функция позволяет эффективно организовать и легко находить необходимую информацию в Google Drive, что значительно облегчает работу с файлами и повышает общую производительность команды.

Как пользоваться:

1. Добавлять метки к файлам во время загрузки или через свойства файла.
2. Поиск по метке (label:название_метки) или использование бокового меню "Метки".
3. Фильтрация по типу файлов, дате, размеру для точного поиска.
4. Ввод ключевых слов и параметров, использование логических операторов.
5. Применение меток ко многим файлам одновременно.
6. Регулярное обновление меток для соответствия новым изменениям.

Настройка уровней доступа

Google Drive предлагает различные уровни доступа, позволяющие контролировать, как пользователи могут взаимодействовать с вашими файлами и папками. Различают следующие уровни доступа: Владелец, Читатель, Комментатор, Менеджер контента. Владелец и менеджер контента могут устанавливать следующие ограничения:

• ограничивать доступ пользователей за пределами организации;
• блокировать доступ для пользователей, которые не являются участниками диска;
• запрещать участникам с уровнем доступа Комментатор или Читатель скачивать, копировать или распечатывать файлы.

Какие варианты Google Drive доступны для бизнеса

Google Drive предоставляет различные опции для бизнес-пользователей, направленные на удовлетворение различных потребностей компаний.

• в пакете Google Workspace Business Starter, который подходит для малых команд, которым нужно базовое облачное хранилище. На 1 лицензию предоставляется 30 ГБ в общем хранилище. Стоимость стартует от €5,17 за пользователя в месяц.
• дисковое хранилище в Google Workspace Business Standard рекомендуется для больших команд, которые планируют хранить большие объемы информации и нуждаются в использовании Общих дисков для улучшенного контроля доступа к информации, а также дополнительного функционала работы с Google Drive. На 1 лицензию предоставляется 2 ТБ в общем хранилище. Цена будет стартовать от €10,35 за пользователя в месяц.
• дисковое хранилище в Google Workspace Business Plus - это 5 ТБ в общем хранилище на каждую лицензию, Google Vault для правил хранения данных и возможность выбирать регион хранения данных.
• пакеты Enterprise - идеально подходит для крупных организаций, которым нужно неограниченное облачное хранилище, DLP для Гугл диска, Google Vault для правил хранения данных и возможность выбирать регион хранения данных. Цена от €9,60 за пользователя в месяц.

Используя преимущества облачной среды Google Drive и Shared Drives, вы можете быть уверены в безопасности своих данных. В то же время это позволяет всем членам команды работать удаленно без потери эффективности. Не стоит размышлять, как организовать Google Drive для компании, стоит уже пользоваться всеми его преимуществами.

Оставьте свой e-mail, и будьте всегда в курсе новостей

Спасибо за регистрацию

Пожалуйста, введите корректные данные в выделенное поле

1,правда,6,Адрес электронной почты контактного лица,2 1,ложь,1,1,Имя,2 1,ложь,1,Фамилия,2