Gmail
архивирование электронной почты
Google Диск
управление файлами
Google Календарь
сохранение событий
чат Google
сохранение сообщений (при условии активации истории)
Google Meet
архивирование записей встреч, чатов и опросов
Google Группы
сохранение групповых обсуждений
Google Voice для Workspace
архивирование SMS, голосовых сообщений и списков звонков
Google Сайты
сохранение веб-контента
Классический Hangouts
архивирование чатов (если включена история)
Гугл Сейф доступен в составе пакета Google Workspace (G-Suite) Business Plus и Enterprise, а для базовой версии Google Workspace (G-Suite) предлагается как дополнительная опция за отдельную плату. Благодаря полностью веб-ориентированной архитектуре, этот инструмент не требует установки или обслуживания дополнительного программного обеспечения, что упрощает его внедрение и использование.
Эффективное хранение данных
Управление данными требует взвешенного подхода к их хранению. Ключевой принцип заключается в сохранении информации только в течение необходимого периода. Для организаций, которые имеют обязательства по длительному хранению данных, Google предлагает функционал Сейфа. Эта система обеспечивает доступность данных даже после того, как пользователь удалит их из своей учетной записи и очистит корзину, что гарантирует сохранение важной информации в соответствии с корпоративными требованиями.
Удаление ненужной информации
Не менее важным аспектом управления данными является своевременное удаление ненужной информации. Для организаций, которые нуждаются в автоматическом удалении конфиденциальных данных из учетных записей пользователей через определенное время, существует возможность настройки такого процесса. При этом данные будут полностью удалены из всех систем Google без возможности восстановления, что обеспечивает надлежащий уровень безопасности и соответствие политикам конфиденциальности.
Предоставление электронных документов
Внедрение Google Сейф предоставляет авторизованным пользователям мощные инструменты для эффективного управления электронными документами, включая их поиск, установление запретов на удаление и экспорт для дальнейшего анализа. Этот сервис поддерживает начальные этапы процесса электронного раскрытия информации, как описано в модели EDRM (Electronic Discovery Reference Model).
Ключевые функции включают:
- 1 Идентификацию: возможность поиска корпоративных данных Google Workspace по различным критериям, включая учетные записи пользователей, организационные подразделения, даты и ключевые слова.
- 2 Хранение: установка запретов на удаление для обеспечения долговременного хранения данных, что применимо к отдельным учетным записям, организационным подразделениям или группам.
Кроме того, есть возможность экспорта найденных данных для дальнейшей обработки и анализа, включая полные копии данных, метаданные и информацию, подтверждающую подлинность экспортированных данных.
Управление доступом
С подключением Google Vault администраторы имеют возможность точно определять, кто из пользователей имеет доступ к Сейфу и какие действия им разрешено выполнять. Это обеспечивает, что только авторизованные лица могут получить доступ к корпоративным данным. Кроме того, функции Сейфа можно включать для конкретных организационных подразделений, назначая им соответствующие административные роли и разрешения, что позволяет создать гибкую и безопасную систему управления данными.
Аудит действий пользователей
Для обеспечения прозрачности и подотчетности, Vault Google Drive для бизнеса ведет подробный журнал аудита. В нем фиксируются все действия пользователей в сервисе, включая создание или изменение правил хранения, проведение поиска или экспорта данных. Однако журнал аудита не подлежит редактированию, что гарантирует его целостность и достоверность. Такая система аудита позволяет организациям эффективно отслеживать все операции с данными и обеспечивать соответствие нормативным требованиям.
