Ще в 2019 році Google запустив бета-тестування функціоналу узгодження у Документах Google, Таблицях та Слайдах. З 15 листопада 2021 р. ця можливість стала доступною більшій кількості користувачів.
Нова функція спрощує процес затвердження документів та дозволяє відстежувати, хто їх схвалив. А також при внесенні правок до узгодженого документа всіх перевіряючих буде повідомлено для повторного затвердження останньої версії документа. Крім того, після схвалення всіма узгоджувачами файл блокується та не підлягає редагуванню, що забезпечує цілісність документа.
Як це працює
Після надсилання документа на затвердження ревью’єри отримують повідомлення з посиланням на документ електронною поштою, у браузері або в чаті Google (залежно від того, що вибрано у веб-налаштуваннях Google Диску для отримання повідомлень).
Якщо встановлено термін виконання, рев’юєри отримуватимуть нагадування електронною поштою про необхідність схвалення або порушення терміну. Ви також зможете заборонити будь-якому користувачеві редагувати вміст документа або залишати коментарі та пропозиції, вибравши блокування документа.
Примітка: За замовчуванням документи залишаються незаблокованими, поки вони не будуть повністю схвалені.
Якщо ви запитуєте схвалення у кількох людей, документ вважатиметься затвердженим, коли всі погоджувачі схвалять файл. Якщо в процесі затвердження в документ були внесені зміни, всім перевіряючим необхідно повторно схвалити останню версію файлу. Запит на затвердження документа скасовуэться для всіх перевіряючих, якщо хоч один із них не “прийняв” файл.
Як тільки всі перевіряючі схвалять документ, файл буде заблоковано. Заблоковані файли не можна редагувати, доки вони не будуть розблоковані або схвалені. Розблокування файлу скасовує поточний запит на затвердження.
Адміністратори: Ця функція буде включена за умовчанням і може бути вимкнена на рівні домену або керуватися групами/OU. Відвідайте Довідковий центр, щоб дізнатися більше про управління схваленнями.
Кінцеві користувачі: Користувачі можуть керувати повідомленнями Approvals у налаштуваннях Диска. Відвідайте Довідковий центр, щоб дізнатися більше про отримання схвалень на файли в Google Диску.
Доступність
Доступно для Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus та Nonprofits, а також G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education та G Suite for Nonprofits.
Недоступно для користувачів Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline та G Suite Basic.
Недоступно для користувачів з особистими обліковими записами Google.
Ресурси
Довідка адміністратора Google Workspace: Керування схваленнями
Довідка Google: Отримання дозволів на файли в Google Диску
