Чи безпечно використовувати Google Workspace. Як Google захищає ваші дані

Зміст

Питання безпеки персональних даних в інтернеті – нагальне для всіх країн та працівників різних галузей. Компанія Google приділяє йому багато уваги, постійно вдосконалюючи свої методи захисту. Результатом роботи понад 1700 фахівців компанії стало одне з найбезпечніших хмарних середовищ – Google Workspace. Розберемося, чи захищений Google Workspace від втрати даних? Наскільки безпечно ним користуватися? А також, дізнаємося, які заходи безпеки надає Google Workspace? Про це все та багато іншого детально в матеріалі.

Цікаво: станом на 2023 рік ринкова частка Google складає 90,68%. Тобто майже кожен користувач Інтернету у світі використовує продукти корпорації.

Як компанія Google працює в напрямку захисту даних Google Workspace

Google Workspace (раніше відомий, як G Suite) – це універсальний пакет офісних програм, створених на основі надійного поштового сервісу Gmail. Він включає в себе Gmail, Календар, Диск, Документи, Таблиці, Презентації, відео зв’язок Meet, текстовий месенджер Chat та інші інструменти для спільної роботи. Основні способи захисту Гугл Воркспейс передбачають багаторівневу систему безпеки:

фізичну – центри обробки даних знаходяться під цілодобовою охороною;
шифрування даних під час зберігання та передачі;
двофакторна аутентифікація.

Комплексний підхід дозволяє забезпечити максимальний захист як приватних, так і комерційних даних.

Які можуть бути фактори ризику

Жодна система не може забезпечити абсолютний захист, і Google Workspace не виняток. Існує ряд факторів ризику, які можуть призвести до витоку даних, а саме:

Помилка. Завжди існує людський фактор – користувач, наприклад, може випадково надіслати конфіденційну інформацію не тому адресату.
Атака. Зловмисники можуть спробувати отримати доступ за допомогою атаки на користувача, наприклад, фішингу або грубої сили.
Шкідливе програмне забезпечення. Може бути встановлено на пристрої користувача, через завантажені файли чи email-лист.
Крадіжка. Ноутбук чи комп’ютер можуть банально вкрасти.

Зважаючи на такі фактори ризику, багато користувачів цікавляться, як захистити дані в хмарному просторі Google Workspace. Для цього треба впровадити наступні заходи безпеки:

використання надійного пароля;
включення двофакторної аутентифікації;
управління доступами до даних;
самоосвіта та навчання співробітників компанії основам кібербезпеки.

Які функції безпеки Google Workspace існують: надійний набір інструментів для підвищення рівня захисту даних

Власників бізнесу насамперед цікавить питання, чи може Google Workspace захистити дані компанії. Так, може, і для цього служба безпеки корпорації Google використовує такі інструменти.

Шифрування даних

Google Workspace використовує два типи шифрування: під час передачі та зберігання інформації. Під час передачі дані шифруються між пристроєм користувача та серверами Google. Це захищає їх від перехоплення хакерами. Також дані повторно шифруються вже під час зберігання, щоб захистити їх від несанкціонованого доступу. Розробники використовують два алгоритми шифрування: AES-256 та RSA, які впроваджені урядами та військовими по всьому світу.

Двофакторна аутентифікація

Багатьох користувачів цікавить, як Google Workspace захищає від втрати даних. Все починається з доступу, а саме підтримки двофакторної аутентифікації (2FA). 2FA – це додатковий рівень безпеки, який вимагає від користувача ввести два фактори під час входу: пароль та тимчасовий код, який генерується телефоном або додатком аутентифікатора.

Переваги 2FA:

робить обліковий запис більш безпечним, навіть якщо пароль скомпрометований;
проста у використанні система;
можна використовувати з будь-яким телефоном або планшетом.

Контроль доступу

Як Google Workspace надає безпеку даним за допомогою контролю доступу? Дуже просто. Сам користувач може налаштовувати дозвіл на перегляд чи редагування файлів у своєму Google Workspace. В базових налаштуваннях дозвіл на перегляд файлів, груп, контактів чи інших даних має тільки користувач. Проте, за потреби користувач може самостійно надати іншим людям чи співробітникам доступ до окремих даних, назначивши їм ролі:

Читача – тільки перегляд;
Коментатора – можливість залишати коментарі;
Редактора – можливість вносити правки в документ.

Захист даних під час передачі

Процес передачі даних також захищений. Всі відправлені чи отримані дані шифруються, щоб гарантувати їх конфіденційність. Для цього Google Workspace використовує два типи шифрування даних під час передачі, які роблять їх нечитабельними для будь-кого, хто може їх перехопити:

HTTPS — використовується для захисту даних, що передаються між веб-браузером і серверами Google.
TLS/SSL — використовується для захисту даних, що передаються між пристроєм і серверами Google.

Управління кінцевими точками

Для того, щоб зрозуміти, які функції безпеки Google Workspace є найбільш ефективними, варто звернути увагу на управління кінцевими точками. Це процес керування налаштуваннями безпеки та оновленнями на пристроях, що використовуються для доступу до Google Workspace. Управління кінцевими точками допомагає забезпечити узгоджений захист на комп’ютерах, смартфонах та планшетах. Як це працює? Кожен пристрій, що має доступ для даних компанії, фіксується у консолі адміністратора, тому у разі крадіжки чи підозрілої активності, можна швидко відреагувати.

Запобігання втраті даних

Для того, щоб користувачі не замислювались, чи безпечно використовувати Google Workspace, була створена система запобігання втраті даних (DLP). Вона працює у два етапи:

Виявлення потенційної небезпеки передач даних, наприклад, передачі за межі організації або несанкціонованим користувачам.
Блокування потенційно ризикових передач даних або запит у користувача підтвердження перед їхньою передачею.

Адміністратор може самостійно налаштувати, які типи даних можна передавати, а які ні.

Управління мобільними пристроями

Управління мобільними пристроями (MDM) – це базовий функціонал, що дозволяє адміністраторам налаштовувати заходи безпеки для будь-яких пристроїв, що використовуються для доступу до Google Workspace.

MDM дає можливість:

Вимагати від користувачів налаштувати PIN-код або пароль на своїх пристроях.
Віддалено стерти дані з пристроїв, які втрачені або вкрадені.
Блокувати доступ до Google Workspace з пристроїв, які не відповідають вимогам безпеки.
Налаштовувати правила DLP для мобільних пристроїв.

Звітність за даними (аудит)

Гугл надає прозорий та повний доступ до журналів аудиту для всіх продуктів Google Workspace. Кожен із цих журналів доступний користувачу, як адміністратору для відстеження підозрілої активності. Журнали зазвичай зберігаються протягом шести місяців. Інструменти аудиту дають можливість:

переглядати журнали всіх подій, що відбулися в Google Workspace за останні шість місяців;
фільтрувати та шукати дії за певними критеріями;
створювати звіти про події;
експортувати ці звіти.

Дізнавшись, як Google Workspace надає захист даних компанії, можна сміливо обирати цей хмарний сервіс для роботи. Для бізнесу Гугл пропонує дві версії Business Plus та Enterprise. Перша підійде для більшості компаній, яким потрібен надійний сервіс з можливістю техпідтримки Google. Якщо в компанії є досвідчені системні адміністратори, а також треба розкрити весь потенціал хмари – сміливо обирайте версію Enterprise.