Як ефективно спланувати перехід компанії на Google Workspace

Зміст

Сьогодні все більше українських бізнесів приймають рішення про впровадження хмарних сервісів в структуру управління компанією. Одним з найбільших та найнадійніших провайдерів є Google.

Міграція в хмару може бути як повною, так і частковою – все залежить від особливостей архітектури системи управління, а також від можливостей, які дають онлайн-сервіси. Ключовим моментом інтегрування є правильне планування.

Як бізнесу перейти на Google Workspace з мінімальними витратами ресурсів та збереженням продуктивності, які існують стратегії підготовки компанії до переходу на Google Workspace та скільки часу займає перехід розкажуть спеціалісти mcCloud.

Як підготуватись до переходу на Google Workspace

Процес переїзду з локального сервера в хмару потребує чіткого планування, це дозволить уникнути втрати важливих даних та зупинки бізнес-процесів під час міграції. Саме тому створення умов для переходу компанії на Google Workspace є чи не найважливішим етапом, від якого залежить успішність всього процесу.

Оцінка поточних потреб та інфраструктури

Найперше, що варто зробити перед тим, як організувати перехід компанії на Google Workspace – провести оцінку IT-інфраструктури компанії. Це відбувається в кілька етапів:

Аналіз поточних програм і сервісів.
Оцінка кількості користувачів і їхніх ролей.
Визначення основних завдань і процесів, які необхідно підтримувати.

Також необхідно вирішити, чи планується масштабування бізнесу найближчим часом, це дозволить запланувати всі необхідні налаштування ще на старті.

Вибір відповідного тарифного плану Google Workspace

Ще одне питання, яке варто узгодити перед тим, як підготуватись до переходу на Google Workspace – це тарифний план, адже провайдер пропонує досить широкий вибір можливостей.

Для цього варто визначити:

кількість користувачів у компанії;
потрібні застосунки та послуги;
бюджет.

У цьому питанні рекомендуємо звернутись до спеціалістів mcCloud – наша команда допоможе обрати оптимальний тариф, який зробить управління бізнесом зручнішим та ефективнішим.

Стратегії підготовки компанії до переходу на Google Workspace

Багатьох наших клієнтів цікавить, як ефективно спланувати перехід компанії на Google Workspace без необхідності зупиняти процеси, які є вкрай важливими для бізнесу. Для цього ми підготували кілька корисних рекомендацій, які дозволять суттєво спростити процес:

ознайомтесь з інструментами та можливостями сервісів Google – полегшення комунікації, спільне використання файлів, яке спрощує обмін ідеями, надійний захист, професійні інструменти для презентацій тощо;
дізнайтесь переваги корпоративного Gmail – вже знайомий інтерфейс пошти Gmail, але з доменом компанії, більше дискового простору, швидкий обмін файлами, контроль над користувачами та їх діями тощо;
видаліть непотрібні події, старі листи та списки розсилки, це дозволить суттєво пришвидшити синхронізацію;
заплануйте додатковий час на навчання та адаптацію команди.

Ці прості пункти необхідні для забезпечення стабільної роботи вашої команди під час міграції. Видалення застарілих та неактуальних файлів дозволить скоротити час на адаптацію, адже команда працюватиме лише з потрібною для роботи інформацією.

Чи може компанія працювати без перерв під час міграції

Якщо ви розібрались, як підготувати компанію для переходу на Google Workspace з урахуванням всіх особливостей вашого бізнесу, значних перерв в роботі бізнесу можна уникнути. Для цього міграцію потрібно виконувати поетапно, а перенесення найважливіших процесів запланувати на неробочий час. Якщо у вас велика команда, почати навчання варто заздалегідь, розділивши усіх членів на невеликі групи. Це дозволить уникнути значного підвищення навантаження на співробітників та виконати міграцію в чітко запланований строк.

Виконання переходу

Для того, щоб наші клієнти могли швидко розібратись, як підготувати бізнес до використання Google Workspace, ми описали основні етапи міграції:

Створення та налаштування облікових записів користувачів.
Встановлення політик безпеки.
Перенесення інформації зі старих файлових та поштових серверів.
Конфігурація спільних ресурсів і доступів.
Тестування системи.

При цьому особливо важливо слідкувати, щоб кожен користувач або група отримали передбачений рівень доступу до файлів та функцій.

Навчання співробітників

Навчання співробітників є важливою ланкою міграції, яка дозволить уникнути зниження ефективності роботи команди. Тривалість навчання буде залежати від кількох факторів:

технічного бекграунду – особливостей сервісів, якими команда користувалась до міграції;
кількості нововведень;
відсотку інформації та сервісів, які були перенесені в хмару.

Тренінги можуть зайняти від одного до кількох днів. Команда mcCloud надасть усі необхідні учбові матеріали та забезпечить подальшу підтримку нових користувачів. Також керівники та адміністратори зможуть цілодобово звертатись на лінію підтримки для отримання детальних консультацій та розв’язання термінових питань.

Найкращим рішенням, як підготувати свій бізнес до переходу на Google Workspace, є звернення до професіоналів – компанії mcCloud. Наші спеціалісти допоможуть спланувати міграцію та виконати перенесення з мінімальними витратами часу та ресурсів. Це найкраще рішення для керівників, які цінують свій час та ресурси компанії.

Міграція в Google Workspace з mcCloud – найшвидший та найпростіший спосіб як ефективно перемістити дані компанії, не зупиняючи важливі бізнес-процеси на тривалий час. Звернувшись до нас, ви отримаєте не лише професійні консультації протягом усього процесу планування та міграції, але й всі необхідні матеріали та подальшу підтримку, яка дозволить швидко адаптувати команду й підвищити продуктивність її роботи вже в перші тижні користування хмарними сервісами.

Ірина Онен

Google Cloud Certified

Поділитися: