Gmail
arhivarea e-mailurilor
Google Drive
gestionarea fișierelor
Calendar Google
salvarea evenimentelor
Chat Google
salvarea mesajelor (dacă istoricul este activat)
Întâlnire Google
arhivarea înregistrărilor reuniunilor, chat-urilor și sondajelor
Grupuri Google
salvarea discuțiilor de grup
Google Voice pentru spațiul de lucru
Arhivarea SMS-urilor, a mesajelor vocale și a listelor de apeluri
Site-uri Google
conservarea conținutului web
Hangouts clasice
arhivarea chat-urilor (dacă istoricul este activat)
Google Safe este disponibil ca parte a pachetelor Google Workspace (G-Suite) Business Plus și Enterprise și este oferit ca opțiune suplimentară pentru versiunea de bază a Google Workspace (G-Suite) contra cost. Datorită arhitecturii sale complet centrate pe web, nu necesită instalarea sau întreținerea niciunui software suplimentar, fiind astfel ușor de implementat și utilizat.
Stocarea eficientă a datelor
Gestionarea datelor necesită o abordare echilibrată a stocării datelor. Principiul cheie este de a păstra informațiile doar pentru perioada necesară. Pentru organizațiile care au obligații de stocare a datelor pe termen lung, Google oferă funcționalitatea Vault. Acest sistem asigură disponibilitatea datelor chiar și după ce utilizatorul le șterge din contul său și golește coșul de gunoi, ceea ce asigură păstrarea informațiilor importante în conformitate cu cerințele companiei.
Ștergeți informațiile inutile
Un alt aspect important al gestionării datelor este ștergerea la timp a informațiilor inutile. Pentru organizațiile care trebuie să șteargă automat datele sensibile din conturile de utilizator după o anumită perioadă de timp, există o opțiune de configurare a unui astfel de proces. În acest caz, datele vor fi șterse complet din toate sistemele Google, fără posibilitatea de recuperare, ceea ce asigură un nivel adecvat de securitate și conformitatea cu politicile de confidențialitate.
Furnizarea de documente electronice
Punerea în aplicare a Google Safe pune la dispoziția utilizatorilor autorizați instrumente puternice pentru gestionarea eficientă a documentelor electronice, inclusiv căutarea acestora, stabilirea de interdicții de ștergere și exportarea lor pentru analize ulterioare. Acest serviciu sprijină etapele inițiale ale procesului de e-discovery, astfel cum este descris în EDRM (Electronic Discovery Reference Model).
Caracteristicile cheie includ:
- 1 Identificare: posibilitatea de a căuta date corporative Google Workspace după diverse criterii, inclusiv conturi de utilizator, unități organizaționale, date și cuvinte cheie.
- 2 Retenție: setarea interdicțiilor de ștergere pentru a asigura retenția datelor pe termen lung, care poate fi aplicată conturilor individuale, unităților organizaționale sau grupurilor.
În plus, este posibil să exportați datele găsite pentru prelucrare și analiză ulterioară, inclusiv copii complete ale datelor, metadate și informații care confirmă autenticitatea datelor exportate.
Controlul accesului
Cu conexiune Google Vault administratorii pot determina exact ce utilizatori au acces la Vault și ce acțiuni li se permite să efectueze. Acest lucru garantează că numai persoanele autorizate pot accesa datele corporative. În plus, funcțiile Vault pot fi activate pentru anumite unități organizaționale prin atribuirea rolurilor și permisiunilor administrative corespunzătoare, permițând un sistem flexibil și sigur de gestionare a datelor.
Audit al acțiunilor utilizatorilor
Pentru a asigura transparența și responsabilitatea, Google Drive Vault pentru afaceri menține un jurnal de audit detaliat. Acesta înregistrează toate acțiunile utilizatorului în cadrul serviciului, inclusiv crearea sau modificarea regulilor de stocare, căutarea sau exportul de date. Cu toate acestea, jurnalul de audit nu este supus editării, ceea ce garantează integritatea și fiabilitatea acestuia. Acest sistem de audit permite organizațiilor să urmărească în mod eficient toate operațiunile cu date și să asigure conformitatea cu cerințele de reglementare.
