Gmail
архівування електронної пошти
Google Диск
керування файлами
Google Календар
збереження подій
Google Chat
збереження повідомлень (за умови активації історії)
Google Meet
архівування записів зустрічей, чатів та опитувань
Google Групи
збереження групових обговорень
Google Voice для Workspace
архівування SMS, голосових повідомлень та списків дзвінків
Google Сайти
збереження вебконтенту
Класичний Hangouts
архівування чатів (якщо увімкнено історію)
Гугл Сейф доступний у складі пакета Google Workspace (G-Suite) Business Plus та Enterprise, а для базової версії Google Workspace (G-Suite) пропонується як додаткова опція за окрему плату. Завдяки повністю веборієнтованій архітектурі, цей інструмент не потребує встановлення чи обслуговування додаткового програмного забезпечення, що спрощує його впровадження та використання.
Ефективне зберігання даних
Управління даними вимагає виваженого підходу до їх зберігання. Ключовий принцип полягає у збереженні інформації лише протягом необхідного періоду. Для організацій, які мають зобов’язання щодо довготривалого зберігання даних, Google пропонує функціонал Сейфа. Ця система забезпечує доступність даних навіть після того, як користувач видалить їх зі свого облікового запису та очистить кошик, що гарантує збереження важливої інформації відповідно до корпоративних вимог.
Видалення непотрібної інформації
Не менш важливим аспектом управління даними є своєчасне видалення непотрібної інформації. Для організацій, які потребують автоматичного видалення конфіденційних даних з облікових записів користувачів через певний час, існує можливість налаштування такого процесу. При цьому дані будуть повністю видалені з усіх систем Google без можливості відновлення, що забезпечує належний рівень безпеки та відповідність політикам конфіденційності.
Надання електронних документів
Впровадження Google Сейф надає авторизованим користувачам потужні інструменти для ефективного управління електронними документами, включаючи їх пошук, встановлення заборон на видалення та експорт для подальшого аналізу. Цей сервіс підтримує початкові етапи процесу електронного розкриття інформації, як описано в моделі EDRM (Electronic Discovery Reference Model).
Ключові функції включають:
- 1 Ідентифікацію: можливість пошуку корпоративних даних Google Workspace за різними критеріями, включаючи облікові записи користувачів, організаційні підрозділи, дати та ключові слова.
- 2 Зберігання: встановлення заборон на видалення для забезпечення довготривалого зберігання даних, що може бути застосовано до окремих облікових записів, організаційних підрозділів або груп.
Крім того, є можливість експорту знайдених даних для подальшої обробки та аналізу, включаючи повні копії даних, метадані та інформацію, що підтверджує автентичність експортованих даних.
Управління доступом
З підключенням Google Vault адміністратори мають можливість точно визначати, хто з користувачів має доступ до Сейфа та які дії їм дозволено виконувати. Це забезпечує, що лише авторизовані особи можуть отримати доступ до корпоративних даних. Крім того, функції Сейфа можна вмикати для конкретних організаційних підрозділів, призначаючи їм відповідні адміністративні ролі та дозволи, що дозволяє створити гнучку та безпечну систему управління даними.
Аудит дій користувачів
Для забезпечення прозорості та підзвітності, Vault Google Drive для бізнесу веде детальний журнал аудиту. У ньому фіксуються всі дії користувачів у сервісі, включаючи створення або зміну правил зберігання, проведення пошуку або експорту даних. Однак журнал аудиту не підлягає редагуванню, що гарантує його цілісність та достовірність. Така система аудиту дозволяє організаціям ефективно відстежувати всі операції з даними та забезпечувати відповідність нормативним вимогам.
