Gmail
archiwizacja poczty e-mail
Google Dysk
zarządzanie plikami
Kalendarz Google
zapisywanie zdarzeń
Google Chat
zapisywanie wiadomości (jeśli historia jest włączona)
Google Meet
archiwizacja zapisów spotkań, czatów i ankiet
Google Групи
zapisywanie dyskusji grupowych
Google Voice dla obszaru roboczego
archiwizacja SMS-ów, wiadomości głosowych i list połączeń
Witryny Google
przechowywanie treści internetowych
Klasyczne Hangouty
archiwizacja czatów (jeśli historia jest włączona)
Google Safejest dostępny w ramach Google Workspace (G-Suite) Business Plus i Enterprise oraz jako dodatek do podstawowej wersji Google Workspace (G-Suite). Dzięki w pełni internetowej architekturze narzędzie to nie wymaga instalacji ani konserwacji dodatkowego oprogramowania, co ułatwia wdrożenie i użytkowanie.
Efektywne przechowywanie danych
Zarządzanie danymi wymaga przemyślanego podejścia do ich przechowywania. Kluczową zasadą jest przechowywanie informacji tylko tak długo, jak to konieczne. Dla organizacji z długoterminowymi zobowiązaniami do przechowywania danych, Google oferuje Vault. System ten gwarantuje dostęp do danych nawet po usunięciu ich z konta i opróżnieniu kosza przez użytkownika, gwarantując, że ważne informacje są przechowywane zgodnie z wymogami firmy.
Usuwanie niepotrzebnych informacji
Równie ważnym aspektem zarządzania danymi jest terminowe usuwanie niepotrzebnych informacji. Organizacje, które muszą automatycznie usuwać wrażliwe dane z kont użytkowników po upływie określonego czasu, mogą skonfigurować taki proces. W takim przypadku dane zostaną całkowicie usunięte ze wszystkich systemów Google bez możliwości ich odzyskania, co zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa i zgodność z polityką prywatności.
Dostarczanie dokumentów elektronicznych
Wprowadzenie Google Vault zapewnia autoryzowanym użytkownikom zaawansowane narzędzia do efektywnego zarządzania dokumentami elektronicznymi, w tym ich wyszukiwania, archiwizowania i eksportowania do dalszej analizy. Usługa ta obsługuje początkowe etapy procesu elektronicznego ujawniania dokumentów, zgodnie z opisem w modelu referencyjnym elektronicznego ujawniania dokumentów (EDRM).
Główne cechy obejmują:
- 1 Identyfikacja: Możliwość wyszukiwania danych korporacyjnych w usłudze Google Workspace według różnych kryteriów, w tym kont użytkowników, jednostek organizacyjnych, dat i słów kluczowych.
- 2 Przechowywanie: Ustaw ograniczenia usuwania, aby zagwarantować długoterminowe przechowywanie danych. Można je stosować do poszczególnych kont, jednostek organizacyjnych lub grup.
Dodatkowo istnieje możliwość eksportu znalezionych danych do dalszego przetwarzania i analizy, łącznie z pełnymi kopiami danych, metadanych i informacjami potwierdzającymi autentyczność eksportowanych danych.
Kontrola dostępu
Dzięki łączności z Google Vault administratorzy mogą dokładnie kontrolować, kto ma dostęp do Vault i jakie działania może on wykonywać. Gwarantuje to, że dostęp do danych firmowych mają tylko upoważnione osoby. Funkcje Vault można również włączyć dla określonych jednostek organizacyjnych, przypisując im odpowiednie role administracyjne i uprawnienia, co pozwala na stworzenie elastycznego i bezpiecznego systemu zarządzania danymi.
Audyt działań użytkownika
Aby zapewnić przejrzystość i niezawodność, Google Drive Vault dla Firm prowadzi szczecin dziennik audytu. Rejestruje wszystkie działania użytkowników w sklepie, w tym tworzenie lub wrzenieści reguły przechowywania, wyszykawanie lub eksportowanie danych. Dziennik audytu niejednakowego edytowalnego, co gwarantuje jego integralność i autentyczność. Dziesięć dzienników audytu pozwala organizacjom succevanie sledzic wszystkie transaksi datanych i zapjewniać zgodalność z rezipsami.
