Создание масштабируемого операционного каркаса с помощью Google Workspace и ИИ для Ubrane Nadrukiem

Задача

Главной целью Ubrane Nadrukiem было создание цифровой инфраструктуры, которая позволит одному человеку обрабатывать растущий объем запросов и заказов без потери скорости, качества коммуникации или контроля над производством. Ранее работа была разбросана между электронной почтой, мессенджерами, локальными файлами, Canva, Bitrix24 и Fakturownia, что требовало постоянного переключения между приложениями и ручного переноса данных. Компании было необходимо единое логичное рабочее пространство для каждой сделки, стандартизированные коммерческие предложения и размерные сетки, автоматизация документов, эффективный обмен файлами с клиентами и поставщиками, интеграция CRM/бухгалтерии и поддержка ИИ.

Решение

Команда mcCloud помогла Ubrane Nadrukiem перейти на Google Workspace, настроив платформу как операционный каркас, объединяющий Gmail, Drive, Sheets, Docs, Calendar, Apps Script, Gemini и, в перспективе, AppSheet. Эксперты mcCloud внедрили правило «одна сделка = одна папка проекта», содержащая всю операционную документацию, создали стандартизированные шаблоны Sheets и интегрировали Gemini AI для анализа и квалификации входящих запросов. Скрипты Apps Script автоматизируют поток данных и создание папок, в то время как четкое разделение ролей оставляет Bitrix24 в качестве основной CRM-системы, Workspace — как операционный центр, а Fakturownia — для выставления счетов и соответствия требованиям KSeF.

Результат

Переход от процессов, державшихся на памяти владельца, к структурированной операционной системе на базе Google Workspace и ИИ значительно сократил время выполнения заказов. Централизованные папки проектов и стандартизированные электронные таблицы свели к минимуму путаницу с версиями файлов и ошибки в расчетах или размерных сетках. Результатом для Ubrane Nadrukiem стал простой и масштабируемый сквозной процесс (от запроса по почте до отправки и архивации), который позволяет бизнесу обслуживать больше клиентов и производственных циклов без пропорционального роста административной нагрузки, делая операционные знания легкодоступными для передачи будущим членам команды.