Побудова масштабованого операційного каркасу за допомогою Google Workspace та ШІ для Ubrane Nadrukiem

Завдання

Головною метою компанії Ubrane Nadrukiem було створення цифрової інфраструктури, яка дозволить одній людині обробляти зростаючий обсяг запитів і замовлень без втрати швидкості, якості комунікації чи контролю над виробництвом. Раніше робота була розпорошена між електронною поштою, месенджерами, локальними файлами, Canva, Bitrix24 та Fakturownia, що вимагало постійного переключення між додатками та ручного перенесення даних. Компанії було необхідне єдине логічне робоче середовище для кожної угоди, стандартизовані комерційні пропозиції та розмірні сітки, автоматизація документів, ефективне обмінювання файлами з клієнтами та постачальниками, інтеграція CRM/бухгалтерії та підтримка ШІ.

Рішення

Команда mcCloud допомогла Ubrane Nadrukiem перейти на Google Workspace, налаштувавши платформу як операційний каркас, що об’єднує Gmail, Drive, Sheets, Docs, Calendar, Apps Script, Gemini та, у перспективі, AppSheet. Експерти mcCloud впровадили правило «одна угода = одна папка проєкту», яка містить усю операційну документацію, створили стандартизовані шаблони Sheets та інтегрували Gemini AI для аналізу та кваліфікації вхідних запитів. Скрипти Apps Script автоматизують потік даних і створення папок, тоді як чіткий розподіл ролей залишає Bitrix24 як основну CRM-систему, Workspace — як операційний центр, а Fakturownia — для виставляння рахунків та відповідності вимогам KSeF.

Результат

Перехід від процесів, що трималися на пам’яті власника, до структурованої операційної системи на базі Google Workspace та ШІ значно скоротив час виконання замовлень. Централізовані папки проєктів і стандартизовані електронні таблиці звели до мінімуму плутанину з версіями файлів та помилки в розрахунках чи розмірних сітках. Результатом для Ubrane Nadrukiem став простий і масштабований сквозний процес (від запиту поштою до відправки та архівування), який дозволяє бізнесу обслуговувати більше клієнтів і виробничих циклів без пропорційного зростання адміністративного навантаження, роблячи операційні знання легкодоступними для передачі майбутнім членам команди.