Budowa skalowalnego zaplecza operacyjnego z Google Workspace i AI dla Ubrane Nadrukiem

Wyzwanie biznesowe

Głównym celem Ubrane Nadrukiem było zbudowanie cyfrowego zaplecza umożliwiającego jednej osobie obsługę rosnącej liczby zapytań bez utraty szybkości, jakości komunikacji i kontroli nad produkcją. Dotychczasowa praca była rozproszona pomiędzy pocztę, komunikatory, lokalne pliki, Canvę, Bitrix24 i Fakturownię, co wymagało ciągłego przełączania się między aplikacjami i ręcznego przenoszenia danych. Firma potrzebowała jednolitej przestrzeni dla każdego zlecenia, standaryzacji wycen i rozmiarówek, automatyzacji dokumentów, sprawnej wymiany plików z klientami oraz integracji z CRM i systemem księgowym przy wsparciu AI.

Rozwiązanie

Firma mcCloud wsparła Ubrane Nadrukiem w przejściu na Google Workspace, traktując tę platformę jako operacyjne zaplecze łączące Gmail, Drive, Sheets, Docs, Calendar, Apps Script, Gemini oraz docelowo AppSheet. Wdrożono zasadę „jeden deal = jeden folder projektu” mieszczący kompletną dokumentację operacyjną, przygotowano szablony w Sheets oraz zintegrowano sztuczną inteligencję Gemini do analizy i kwalifikacji zapytań. Skrypty Apps Script odpowiadają za automatyzację przepływu danych, a przejrzysty podział ról pozostawia Bitrix24 jako CRM, Workspace jako centrum operacyjne, zaś Fakturownię jako system finansowo-KSeF.

Wyniki

Przejście z procesu opartego na pamięci właściciela na zaprojektowany system operacyjny w Google Workspace i wsparcie AI znacząco skróciło czas obsługi klienta. Centralne foldery oraz standaryzowane arkusze ograniczyły ryzyko błędów w wycenach i rozmiarówkach, a także ryzyko utraty plików. Wypracowano prosty, skalowalny schemat (od zapytania e-mail po wysyłkę i archiwum), który pozwala Ubrane Nadrukiem obsługiwać większą liczbę zleceń bez proporcjonalnego wzrostu pracy administracyjnej, umożliwiając łatwe przekazanie uporządkowanej wiedzy operacyjnej przyszłym członkom zespołu.