Construirea unei coloane vertebrale operaționale scalabile cu Google Workspace și IA pentru Ubrane Nadrukiem

Provocarea de afaceri

Obiectivul principal al Ubrane Nadrukiem a fost construirea unei infrastructuri digitale care să îi permită unei singure persoane să gestioneze un volum tot mai mare de solicitări și comenzi, fără a sacrifica viteza, calitatea comunicării sau controlul producției. Anterior, activitatea era împrăștiată între e-mail, mesagerie instantă, fișiere locale, Canva, Bitrix24 și Fakturownia, necesitând o comutare constantă între aplicații și transfer manual de date. Compania avea nevoie de un spațiu de lucru unic și logic pentru fiecare afacere, oferte și tabele de mărimi standardizate, automatizarea documentelor, partajarea eficientă a fișierelor cu clienții și furnizorii, integrări CRM/contabilitate și asistență IA.

Soluția

mcCloud a sprijinit Ubrane Nadrukiem în tranziția către Google Workspace, structurând platforma ca o coloană vertebrală operațională ce conectează Gmail, Drive, Sheets, Docs, Calendar, Apps Script, Gemini și, în final, AppSheet. Expertiza mcCloud a implementat regula „o afacere = un dosar de proiect” care conține toată documentația operațională, a creat șabloane Sheets standardizate și a integrat Gemini AI pentru a analiza și califica solicitările primite. Apps Script automatizează fluxul de date și crearea dosarelor, în timp ce o delimitare clară a rolurilor păstrează Bitrix24 ca CRM principal, Workspace ca centru operațional, iar Fakturownia pentru facturare și conformitate KSeF.

Rezultatele

Trecerea de la un proces bazat pe memoria proprietarului la un sistem de operare structurat, susținut de Google Workspace și IA, a redus semnificativ timpii de execuție. Dosarele de proiect centralizate și tabelele de calcul standardizate au minimizat confuzia legată de versiunile fișierelor și erorile din oferte sau fișele de mărimi. Rezultatul pentru Ubrane Nadrukiem este un proces simplu și scalabil de la un capăt la altul (de la solicitarea pe e-mail până la livrare și arhivare), care permite afacerii să gestioneze mai mulți clienți și fluxuri de producție fără o creștere proporțională a volumului de muncă administrativă, făcând cunoștințele operaționale ușor de transferat către viitorii membri ai echipei.